Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Saturday, 28 May 2016

Pengertian Sekretaris Menurut Definisi Para Ahli Adalah dan Jenisnya

Pengertian Sekretaris Dalam Saiman (2002:24) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:
  1. Secretarium yang mempunyai arti rahasia. 
  2. Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia. 
  3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris. 
  4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata  secretary yang berarti sekretaris. 

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut; 

1.  Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24) 
Ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang  kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya   mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan. 

2.  Menurut Gie dalam Saiman (2002:25) 
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat  termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. 

3.  Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25) 
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. 
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris pada dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksanaan tugas agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan manajemennya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha dan teknologi saat ini, tugas sekretaris sebagai pembantu pimpinan tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha, namun ruang lingkupnya lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan dan lain-lain. Bahkan sekretaris kini melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan.

Jenis-jenis Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. 

Dalam Wursanto (2006:2), maka sekretaris dapat dibedakan menjadi: 
a.  Sekretaris Organisasi 
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,  business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas  atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. 

Contoh sekretaris organisasi adalah: 
  1. Sekretaris Jendral 
  2. Sekretaris Kabinet 
  3. Sekretaris Wilayah 
  4. Sekretaris Inspektorat Jendral 
  5. Sekretaris Yayasan 
b.  Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 

  1. Sekretaris Pribadi
    Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
  2. Sekretaris Pimpinan
    Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 
Pengertian Sekretaris

c. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 

  1. Sekretaris Junior
    Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki  pengalaman, dapat juga berarti  masih berpangkat atau berkedudukan rendah,  atau baru  saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
  2. Sekretaris Senior
    Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah: 
    • Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior  tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga   benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional. 
    • Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat  menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu. 
d.  Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) 
Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan: 
  1. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) 
  2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary) 
  3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary) 
  4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)  

Daftar Pustaka Makalah Sekretaris

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia. 

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset. 

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju 

Pengertian Sekretaris Menurut Definisi Para Ahli Adalah dan Jenisnya Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment