Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Saturday, 28 May 2016

Pengertian Surat Fungsi Jenis Menurut Definisi Para Ahli

Pengertian Surat adalah sejenis karangan (komposisi) paparan. Didalam paparan pengarang menemukan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan diserahkannya. Komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan macam-macam cara, salah satunya adalah dengan surat. 


Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa : ”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”. (O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin, Surat Menyurat Serbaguna, Djambatan, Bandung, 2001.)

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa: 

Definisi Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”. (Dra. Sedarmayanti M. Pd, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, CV. Mandar Maju, Bandung, 2001, Hal 162. )


Baca: Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan dan Hubungannya

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa:   
”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu”.(Warsanto I. G., Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Jakarta, 1997, Hal 120. )
  

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat: 
  1. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih. 
  2. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan. 
  3. Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan. 
  4. Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat. 
  5. Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan.  


Fungsi Surat 

Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan. 

Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. 

Dari uraian diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain : 
  1. Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum. 
  2. Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. 
  3. Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan 
  4. Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya. 

Baca: Pengertian Arsip Tujuan Fungsi Nilai Guna Kearsipan

Jenis-Jenis Surat 

Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya: 

1.  Menurut Wujudnya 
  • Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.  
  • Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. 
  • Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya. 
  • Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor. 
  • Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat. 

Pengertian Surat

2.  Menurut Tujuannya 
  • Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi. 
  • Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu. 
  • Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya. 
  • Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah. 
  • Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas. 
  • Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut. 
  • Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan. 
  • Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain. 
  • Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka.  
  • Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat permintaan penawaran.  


3.  Menurut Sifat Isi dan Asalnya 
  • Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah baik sipil maupun militer untuk kepentingan tugas dinas. 
  • Surat Niaga/Bisnis adalah surat yang digunakan di kalangan lembaga-lembaga usaha.  
  • Surat Pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh sesorang secara pribadi kepada seseorang pribadi atau seorang petugas lembaga. 
  • Surat yang isinya masalah sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.


4.  Menurut Jumlah Penerima 
  • Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada  satu orang atau satu petugas lembaga.  
  • Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat. 
  • Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu. 


5.  Menurut Keamanan Isinya 
  • Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya. 
  • Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak-pihak yang saling berkontak surat / pihak-pihak yang berkepentingan.  
  • Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa. 

6.  Menurut Jangkauannya 
  • Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan. 
  • Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos. 


Daftar Pustaka Makalah Surat

Pengertian Surat Fungsi Jenis Menurut Definisi Para Ahli Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment