Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Thursday, 30 July 2015

Pengorganisasian Arsip dan Pengelolaan Dokumen

Pengorganisasian Dokumen/Arsip 

Menurut Sulaiman (1999: 3-4), yang dimaksud arsip adalah informasi yang terekam atau endapan informasi dari pelaksanaan fungsi kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan kata lain adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun yang dibuat atau diterima oleh instansi /organisasi dalam rangka operasional instansi/organisasi. 


Menurut Abu (1997:  91-92), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab IV Pasal 9, yang berbunyi sebagai berikut: 
  1. Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintah Pusat.  
  2. Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Daerah Serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah. 
  3. Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan. 


Menurut  Martono  (1994: 30), pada undang-undang kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit kearsipan. Unit kearsipan tersebut tugasnya sebagaimana yang tertuang pada peraturan. Pemerintah No.34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip adalah melakukan pengendalian arsip aktif yang berada pada lingkungan unit -unit kerja serta menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja (unit pengelola). 

Menurut Sedarmayanti (2003:  21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip, terbagi atas: 
  • Asas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan  masing-masing unit  tidak  banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik. 
  • Asas Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. 
  • Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan Desentralisasi.  Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. 

Baca: Sistem Pemeliharaan Arsip, Perawatan Dokumen dan Pengamanan

Pengelolaan Dokumen/Arsip 

  • Menurut Widjaja   (1990:  22-23), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan arsip ialah: 
  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara, dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam  keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau  perorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 
Pengorganisasian Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003: 9), berdasarkan fungsinya,  arsip dapat dibedakan menjadi: 
  • Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi:  Arsip 
    • Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus- menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. 
    • Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. 
  • Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya  maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis  ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. 

Daftar Pustaka Makalah Pengorganisasian Arsip
Sulaiman, M; Hadiwardoyo, Sauki; Sitompul, Binner; Irawan, Mustari; Anton, Rudi; Gunarto, Iman;Yuniarti, F; Sujono . 1999. Aukisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Modul, Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.  

Abu Bakar, Hadi, 1997,  Cara-cara Pengelolaan Kearsipan Yang Praktis dan Efisien, Djambatan, Jakarta. 

Martono,  Boedi, 1994,  Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital dalam Menajemen Kearsipan, Pustaka Seminar Harapan, Jakarta. 

Widjaja,  A.W, 1990,  Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta. 

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Manjur Maju, Bandung.s 

Pengorganisasian Arsip dan Pengelolaan Dokumen Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment