Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Thursday, 30 July 2015

Sistem Pemeliharaan Arsip, Perawatan Dokumen dan Pengamanan

Pengertian Sistem Pemeliharaan Dokumen/Arsip Menurut Sedarmayanti (2003:  110-111), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 


a. Pengaturan ruangan. 
Ruang penyimpanan arsip harus: 
  • Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara 50-60%). 
  • Terang (terkena sinar matahari tak langsung). 
  • Mempunyai ventilasi yang merata. 
  • Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 


b. Tempat penyimpanan arsip. 
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. 

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip. 
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. 

d. Larangan-larangan. 
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: 
  • Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip. 
  • Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran). 


e. Kebersihan. 
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 
  • Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip suclah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 
  • Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. 


Sistem Perawatan Dokumen/Arsip 

Menurut Sedarmayanti (2003: 112), bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara: 

a. Penggunaan Air Condition. 
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 

Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu: 
  • Fumigasi untuk seluruh gudang. 
  • Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. 
  • Fumigasi untuk beberapa bundel arsip. 
  • Fumigasi rutin. 


c. Restorasi arsip. 
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu: 
  • Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 
  • Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik. 


d. Mikrofilm. 
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah kerusakan arsip. 

Suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan disediakan alas pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari kemungkinan bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat dokumen/ arsip dapat di lakukan dengan cara menghilangkan asam dan setelah i tu dokumen/arsip yang asamnya sudah dihilangkan direstorasi. 

Sistem Pemeliharaan Arsip

Sistem Pengamanan Dokumen/Arsip   

Menurut Widjaja  (1990: 20), Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 3, yang berbunyi sebagai ber ikut : Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 

Menurut Abu Bakar (1997: 92), yang dimaksud pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No.7 tahun 1971 pasal 11, tentang ketentuan pidana: 
  • Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. 
  • Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedangkan  isinya diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. 
  • Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan. 


Menurut Sedarmayanti (2003:  109-110), secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan external. 
  1. Faktor Internal.
    Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas. 
  2. Faktor External.
    Yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap dokumen/arsip: lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur. 


Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti (2003:111), jenis dokumen/arsip vital adalah: 
  • Sertifikat. 
  • Akte pendirian perusahaan. 
  • Gambar teknik bangunan maupun peralatan. 
  • Site plan. 
  • Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.
  • Sertifikat asli deposito. 
  • Master database. 
  • Sertifikat jaminan/agunan. 


Menurut Martono  (1994:  84-85), ancaman terhadap dokumen/arsip vital dapat dibagi dalam 4 kelompok, yaitu: 
  1. Kerusakan.
    Kerusakan terhadap dokumen/arsip (elektronik maupun konvensional) dapat disebabkan karena perang, bencana alam ataupun akibat kecerobohan manusia. 
  2. Hilang.
    Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri, salah meletakkan dalam penyimpanan, atau karena sebab lain. 
  3. Pemalsuan.
    Disket magnetik, optical disk, magnetik tape, sangat mudah dipalsukan. Pemalsuan dapat dilakukan dengan pengubahan terhadap informasinya. Apa yang disebut kena virus adalah termasuk kejahatan arsip komputer. 
  4. Penyingkapan.
    Penyingkapan dokumen/arsip elektronik atau konvensional yang vital dapat disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap. 



Daftar Pustaka Makalah Sistem Pemeliharaan Arsip

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Manjur Maju, Bandung.s 

Widjaja,  A.W, 1990,  Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta. 

Abu Bakar, Hadi, 1997,  Cara-cara Pengelolaan Kearsipan Yang Praktis dan Efisien, Djambatan, Jakarta. 

Martono,  Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital dalam Menajemen Kearsipan, Pustaka Seminar Harapan, Jakarta. 

Sistem Pemeliharaan Arsip, Perawatan Dokumen dan Pengamanan Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment