Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Thursday, 30 July 2015

Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Dokumen

Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip - Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Dokumen/arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen/arsip yang mempunyai nilai guna. 


Menurut Widjaja (1990:133), berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 
  • Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing. 
  • Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
  • Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. 

Baca: Sistem Pemeliharaan Arsip, Perawatan Dokumen dan Pengamanan

Tujuan penyusutan dokumen/arsip: 
  • Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan dokumen/arsip. 
  • Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan. 
  • Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan. 
  • Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen/arsip jika sewaktu -waktu diperlukan. 
  • Terjaminnya penyelamatan dokumen/arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan. 


Menurut Wursanto (1991: 210), jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.  Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: 
  • Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif). 
  • Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. 


Menurut Sedarmayanti (2003: 103), guna jadwal retensi adalah: 
  • Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif. 
  • Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 
  • Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya. 
  • Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanan. 
  • Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional. 
Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003: 104-105), yang dimaksud nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi: 
  • Nilai guna primer, meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan tekonologi. 
  • Nilai guna sekunder, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi. 


Penentuan Nilai Guna Arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip lain. Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip.

Menurut Sedarmayanti (2003: 106) ada 2 macam Metode Penyusutan arsip: 

a. Metode berkala. 
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut. 

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu: 
  • Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu. 
  • Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. 
  • Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum. 


b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus. 
Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu. 

Menurut Wursanto (1991:  217-219), pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai berikut: 
  • Menyiangi (Weeding). 
  • Mempersiapkan Alat-alat. 
  • Membuat Daftar. 
  • Menyiapkan Daf tar atau Surat Isian Pemindahan Ar sip ke Pusat Penyimpanan Arsip. 
  • Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip. 


Menurut Sedarmayanti (2003: 107-108), penyerahan dokumen/arsip ke Arsip Nasional dengan cara:   
  • Instansi/kantor membuat daftar arsip yang disusutkan dalam rangkap dua. 
  • Menandatangankan daftar tersebut kepada pihak Arsip Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. 
  • Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi/kantor yang menyerahkan arsip sebagai bukti. 


Sistem Pemusnahan Dokumen/Arsip 

Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip caranya adalah: 
  • Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. 
  • Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional. 
  • Buat berita acara pemusnahan arsip. 
  • Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual) 

Baca: Pengorganisasian Arsip dan Pengelolaan Dokumen

Prinsip pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan sedangkan Unit Pengolahan hanya memusnahkan duplikasi  dan  non dokumen/non arsip berdasarkan prosedur pemusnahan.  Setiap perusahaan dapat melaksanakan  pemusnahan dokumen/arsip yang : 
  • Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi. 
  • Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan. 
  • Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional. 
  • Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. 
  • Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan).

Daftar Pustaka Makalah Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip

Widjaja,  A.W, 1990,  Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta. 

Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta. 

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Manjur Maju, Bandung.s 

Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Dokumen Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment