Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Thursday, 9 July 2015

Tugas Sekretaris Perusahaan dan Persyaratan Sekretaris Pribadi

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti  menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan. 

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali  dia tidak mempunyai seseorang yang mengawasi pekerjaannya. Dalam  Sedarmayanti (2000:23) dan  Thomas (2003:21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria: 

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. 

Tugas-tugas rutin meliputi: 
  • Menyusun /membuat surat 
  • Menata arsip  
  • Mengurus dan mengendalikan surat
  • Menerima dan melayani tamu serta bertamu 
  • Menerima serta melayani telepon dan menelepon 
  • Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan 
  • Mempersiapkan laporan 
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris. 

Tugas-tugas Khusus 

Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. 

Tugas-tugas khusus meliputi: 
  • Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi 
  • Menyusun surat-surat rahasia atau confidential 
  • Menyusun acara pertemuan bisnis  
  • Pembelian kado atau cendramata 

Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan sekretaris untuk melakukan tugas-tugas  khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi  mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. 

Seorang pimpinan akan memberikan  tugas-tugas khusus  setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. 

Tugas-tugas Istimewa Sekretaris

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi: 
  • Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan. 
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
  • Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. 
  • Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan. 
  • Menghadiri rapat-rapat  dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. 
  • Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. 
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan. 

Tugas Resepsionis Sekretaris

Tugas resepsionis ini meliputi: 
  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. 
  • Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan. 
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 
  • Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. 

Tugas Keuangan Sekretaris

Tugas keuangan meliputi: 
  • Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik. 
  • Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan. 
  • Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.

Tugas Sosial Sekretaris

Hal ini meliputi: 
  • Mengurus kegiatan seputar kantor. 
  • Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya. 

Tugas Insidential  Sekretaris

Dalam hal ini tugas-tugas yang harus  dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi: 
  • Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan. 
  • Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. 
  • Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. 
  • Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 

Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting 

Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis (Bussiness meeting).

Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah: 
  • Menentukan waktu dan tempat. 
  • Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut. 
  • Mempersiapkan makanan dan minuman. 
  • Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis. 
  • Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya
  • Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat. 

Bila semua tugas-tugas sekretaris  yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut: 
a.  Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi)  
  • Memproses surat-masuk dan surat keluar 
  • Mengkonsep data 
  • Mengklasifikasikan tugas 
  • Penggandaan warkat 
  • Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan 
  • Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen atau arsip 

b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan. 

c.  Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya: 
  • Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi 
  • Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan 
  • Membuat kliping surat kabar, majalh, buletin 
d.  Menyelenggarakan hubungan melalui telepon 
e.  Mengatur pertemuan rapat 
f.  Menyiapkan bahan laporan 
g.  Mengatur jadwal kegiatan pimpinan 
h.  Mengurus persiapan perjalanan pimpinan 
i.  Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya


Baca: Pengertian Surat Fungsi Jenis Menurut Definisi Para Ahli

Adapun tugas sekretaris adalah: 
  1. Meneliti/mengkaji dan mempersiapkan  bahan-bahan yang berkaitan dengan aspek hukum dan peraturan perundang-undangan secara berkala kepada Direksi, seperti memberikan masukan dan pertimbangan hukum dalam penyiapan dokumen perjanjian antara perusahaan dengan pihak  lain, menyiapkan dokumen analisis hukum atas peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan perusahaan. 
  2. Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik didalam maupun diluar pengadilan. 
  3. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukan dalam daftar rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukan dalam daftar hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi. 
  4. Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis dan anak perusahaan. 
  5. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya. 
  6. Membuat: 
    • Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri direksi.  
    • Berita acara rapat/risalah rapat Direksi/Komisaris dan proses pengesahannya. 
    • Daftar khusus yang berkaitan  dengan direksi komisaris dan keluarganya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. 
    • Prosedur tentang pengklasifikasian dan mekanisme pengungkapan informasi siap yang berhak menyampaikan informasi dan aturan lain terkait dengan pengelolaan informasi dan batasan kerahasiaan. 
  7. Memberian masukan dan analisis atas pengembangan usaha serta mewakili perusahaan dalam rangka pengembangan dan kerja sama operasi perusahaan. 
  8. Mengelola informasi termaksud dampak hukumnya dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait. 
  9. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan peraturan undang-undang. 
  10. Mengadministrasikan dan menyimpan: 
    • Notulen dan risalah rapat direksi/komisaris 
    • Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan 
    • Laporan tahunan dan notulen/risalah Rapat Umum pemegang Saham 
    • Korespondensi perusahaan 
    • Kontrak/perikatan/memorandum of understanding perusahaan yang ditandatangani Direksi 
  11. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan dan mempublikasikan informasi. 
  12. Mencari dan mengumpulkan informasi tentang apa yang dibutuhkan stakeholders dari perusahaan.  
  13. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan stakeholders dengan akurat yang objektif secara tepat waktu. 

Baca: Prosedur Kearsipan Sistem, Penyimpanan Arsip, Pemeliharaan,  Pengamanan, Penyusutan, dan Pemusnahan

Persyaratan Sekretaris

Bagi seorang sekretaris, kepribadian yang menarik adalah sangat menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengan cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu kepribadian yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris. 

Kepribadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai melangkahkan kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan kepribadian yang dimaksud diperlukan beberapa waktu lamanya, yaitu dengan cara melakukan hal-hal yang baik serta menghindari hal-hal yang dipandang kurang baik. 

Seorang sekretaris yang baik harus mengetahui bagaimana ia harus bersikap dalam setiap suasana kantor, ia harus menunjukan sikap yakin, percaya diri, tenang, waspada, dan selau bersedia untuk menolong pada setiap keadaan. Ia hendaknya tahu bahwa ia bertanggung jawab terhadap tindakannya dan untuk apa ia melakukan sesuatu tindakan. Ia harus yakin bahwa ia melakukan semuanya itu secara tepat dan pada tempatnya. 

Bagaimana seorang sekretaris dapat berhasil dengan baik? Untuk dapat memangku jabatan sebagai sekretaris, maka harus memenuhi beberapa persyaratan tertentu. Dalam  Saiman  (2002:25) adapun persyaratan yang harus dimiliki sekretaris adalah: 

1.  Persyaratan Jasmani 
Adalah suatu kenyataan bahwa kesehatan merupakan kebutuhan dari setiap orang. Sedemikian pentingnya   kesehatan bagi setiap orang, sehingga hampir setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu menjaga kesehatan para pegawai karyawannya, agar dengan demikian dapat melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Mereka melakukan pengecekan agar supaya diketahui dengan segera apabila ada terdapat kelainan pada kesehatan pegawainya.  
Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan beberapa hal seperti: 
  • Pemilihan makanan yang seimbang dengan kebutuhan hidup 
  • Istirahat yang cukup 
  • Mempunyai daya tahan yang tangguh terhadap penyakit 
  • Energik 
  • Tidak mempunyai rasa gugup dan kaku 

2.  Persyaratan Kepribadian 
Istilah kepribadian sering kita dengar dengan keadaan seorang atau karakter seseorang kepribadia dapat diartikan identitas seseorang, sehingga banyak menyangkut masalah watak, sifat yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian  adalah orang yang sadar akan dirinya dan mengerti dengan  pribadinya. Jadi yang dimaksud dengan Kepribadian adalah: 

“Pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam suatu cara yang baik dan khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dalam tingkah laku dalam usaha menjadi manusia yang sesuai dengan yang dikehendaki”. 

Adapun kepribadian yang diharapkan dari seorang sekretaris adalah: 

a.  Penampilan 
Dalam menjalankan tugas sehari-hari seorang sekretaris harus selalu menunjukan sikap yang simpatik terhadap siapapun dan yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang berhubungan dengan pekerjaan adalah sebagai berikut: 
  • Kebersihan dan Kerapian
    Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsur badaniah. Kerapian pekerjaan kantor akan menunjukkan bahwa pekerjaan kantor tersebut ditata dengan baik. Disamping kerapian pekerjaan kantor, sekretaris hendaknya rapi dalam penampilannya. 
  • Sikap badan
    Sikap berdiri, duduk dan  berjalan yang kurang sempurna, selain berpengaruh terhadap kesehatan, berpengaruh pula terhadap tata krama waktu bekerja dan tata krama pergaulan. Karena itu sikap badan harus diperhatikan dengan baik agar menunjukan etika dan kesan yang baik. 
b. Kemampuan Berkomunikasi 
Kemampuan berbicara hendaknya membiasakan dan melatih diri untuk mampu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan jelas. 

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah: 
  • Suara
    agar suara dapat memberikan kesan yang positif, maka suara    hendaknya jelas sehingga tidak menimbulkan salah pengertian. 
  • Ekspresi Wajah
    Berbicara harus diimbangi dengan ekspresi wajah yaitu gerak atau mimik supaya menarik dan lebih meyakinkan. 
  • Gaya Berbicara
    Maksudnya adalah cara membawakan atau cara menampilkan diri diwaktu pembicaraan berlangsung. Sebaiknya saat berkomunikasi dengan orang lain hilangkan perasaan gugup dan harus percaya diri. 
c. Sikap dan tingkah laku 
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari harus juga diperhatikan tingkah laku ataupun sikap terhadap atasan maupun terhadap orang lain. Sikap yang harus dimiliki seorang sekretaris antara lain: 
  • Bijaksana 
  • Pertimbangan  
  • Taktis 
  • Kesetiaan 
  • Objektif 
  • Ketelitian 
  • Inisiatif 

3. Persyaratan Pengetahuan 
Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan. Disamping itu untuk menambah wawasan berfikir ia sebaiknya banyak membaca surat kabar atau edisi resmi mengenai peraturan baru dan berita yang ada hubungannya dengan dunia bisnis misalnya perekonomian, perdagangan, perbankan, pajak dan lain sebagainya. 

4. Persyaratan Keterampilan 
Dalam hal ini sekretaris perlu memiliki keterampilan dasar yang perlu dikembangkan antara lain: 
  • Dapat membuat surat/dokumen yang baik 
  • Dapat memelihara sistem pengarsipan yang baik 
  • Dapat mendistribusikan surat/dokumen dengan baik 
  • Sekretaris yang baik sebaiknya mampu menulis dalam tulisan stenografi 
  • Mampu mengoperasikan komputer dengan baiik. 
Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada perusahaan adalah: 
  • Minimal ijazah DIII dan memahami dengan cukup bidang Hukum, Ekonomi, Manajerial, dan komunikasi. 
  • Golongan VI-A. 
  • Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai Teknologi Informasi (TI). 
  • Memiliki pengetahuan luas tentang bisnis perusahaan. 
  • Tidak pernah mendapat sanksi kepegawaian atas pelanggaran berat.

Daftar Pustaka:

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju

Wijasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris. Jakarta: PT. Pradnya Paramita. 

Tugas Sekretaris Perusahaan dan Persyaratan Sekretaris Pribadi Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment