Landasan Teori Hukum, Manajemen Keuangan, Kesehatan, Internasional, Ekonomi

Thursday, 22 October 2015

Pengertian Aktivitas Pengendalian Penjualan Kredit dan Tunai Menurut Definisi Para Ahli

Pengertian Aktivitas Pengendalian adalah Menurut Gondodiyoto (2007:270), “Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan dilaksanakannya kebijakan manajemen dan bahwa risiko sudah diantisipasi”.


Definisi Aktivitas Pengendalian Menurut Para Ahli

Menurut Romney (2006:236), “Aktivitas pengendalian adalah kegiatan- kegiatan pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen, dicapai”.

Menurut Hall (2007:32), “Aktivitas Pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai risiko yang tealah diidentifikasi perusahaan.”

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa aktivitas pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemn perusahaan yang sangat penting didalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Perncanaan yang telah dibuat harus diiringi dengan aktivitas pengendalian agar rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dilaksanakan secar efektif dan efisien.

Menurut Harahap (2001:123), Aktivitas pengendalian adalah sebagai berikut:
a. Kontrol administrasi
Pada struktur organisasi, prosdur, dan catatan yang melaksanakan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung jawab untuk  mencapai tujuan perusahaan dan hal ini merupakan awal dalam melaksanakan accounting control atas transaksi perusahaan.

b. Kontrol Akuntansi
Meliputi struktur organisasi, prosedur dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjaga keamanan dan dipercayainya catatan keuangan perusahaan.

Komponen Aktivitas pengendalian

Aktifitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkat organisasional atau fungsional dalam sebuah entitas. Penerapan aktivitas pengendalian yang baik akan meningkatkan dan efektifitas dalam tercapainya tujuan pengendalian itu sendiri.

Aktivitas pengendalian terdiri dari lima komponen/ kategori berikut ini:
a. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Aktivitas Pengendalian yang baik megharuskan setiap transaksi harus di otorisasi oleh pihak yang berwewenang. Prosedur otorisasi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan. Adapun tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi  valid  dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Otorisasi dapat bersifat umu m atau khusus, disebut sebagai prosedur otorisasi umum apabila pihak manajemen dapat memberi otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus dilakukan oleh pihak manjemen untuk menangani beberapa aktivitas atau transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus. Oleh karena itu pihak manajemen harus memiliki kebijakan tertulis baik mengenai otorisasi khusus maupun umum, untuk semua jenis transaksi.

b. Pemisahan tugas
Aktivitas Pengendalian yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Tugas harus dipisahkan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan usaha untuk menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan tugas oleh orang-orang terkait. Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut ini dipisahkan:
  1. Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan
  2. Pencatatan – mempersiapkan dokumen sumber; memelihara catatan jurnal, buku besar, dan file lainnya; mempersiapkan rekonsiliasi; serta mempersiapkan laporan kinerja.
  3. Penyimpanan – menangani kas, memelihara tempat penyimpanan persediaan, menerima cek yang masuk dari pelanggan, menulis cek atas rekening bank organisasi.

Apabila dua dari ketiga fungsi tersebut merupakan tanggung jawab satu orang, maka akan muncul masalah. Oleh karena itu, pemisahan tugas mempunyai peranan penting dalam aktivitas pengendalian.

c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang  berkaitan. Bentuk dan isinya harus dijaga agar tetap sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan yang efisien, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan memfasilitasi peninjauan serta verifikasi. Dokumen-dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus memiliki ruang untuk otorisasi. Dokumen-dokumen yang dipergunakan untuk memindahkan asset ke orang lain, harus memiliki ruang untuk tanda tangan pihak penerima asset. Dalam rangka mengurangi kesempatan penggunaan dokumen untuk penipuan, dokumen harus diberikan nomor urut yang telah dicetak lebih dahulu, agar setiap dokumen dapat dipertanggungjawabkan. Jejak audit yang baik memfasilitasi pelacakan ke setiap transaksi melalui sistem, perbaikan kesalahan, dan verifikasi output sistem.

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Aktivitas ini terdiri dari pengamanan aktiva secara fisik, termasuk perlindungan yang memadai atas akses ke aktiva dan catatannya. Prosedur- prosedur berikut ini menjaga asset pencurian, penggunaan tanpa otorisasi, dan vandalisme:
  1. Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif
  2. Memelihara catatan asset, termasuk informasi, secara akurat
  3. Membatasi akses secara fisik ke asset
  4. Melindungi catatan dan dokumen
  5. Mengendalikan lingkungan
  6. Pembatasan akses ke ruang komputer, file komputer, dan informasi


e. Pemeriksaan independen atas kinerja
Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lainnya yang penting. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan umumnya akan lebih efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.

Pengertian Penjualan

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.
Menurut Standar akuntansi keuangan (2007:PSAK no. 23)

“Pendapatan dari penjualan barang harus diakui bila seluruh kondisi berikut dipenuhi:
  1. Perusahaan telah memindahkan risiko secara signifikan dan memindahkan manfaat kepemilikan barang kepada pembeli.
  2. Perusahaan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual.
  3. Jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal
  4. Besar kemungkinan manfaat ekonomi yang dihubungkan dengan transaksi akan mengalir kepada perusahaan tersebut
  5. Biaya yang terjadi atau yang akan terjadi sehubungan dengan transaksi penjualan dapat diukur dengan andal.


Menurut Soemarso (2002:164), “Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit. Penjualan tunai dilakukan apabila barang yang diberikan oleh penjual langsung saat barang tersebut diterima dan ini sudah umum dilakukan juga dianggap sebagat penjulan yang lazim, dan penjualan yang dilakukan   secara kredit adalah merupakan hal tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa, dan merupakan komponen besar dalam aktiva lancar.”


Aktivitas Pengendalian Penjualan

Aktivitas Pengendalian atas penjualan merupakan pengendalian yang digunakan untuk menganalisa kegiatan penjualan yang mengungkapkan hubungan-hubungan atau penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, anggaran, ataupun standart yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan. Diharapkan dengan adanya aktivitas pengendalian penjualan yang baik, segala bentuk penyelewengan atau penggelapan dapat dikurangi.


Aktivitas Pengendalian Penjualan Tunai

Aktivitas pengendalian dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:
Penerimaan order dari customer
  1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan, yang merupakan fungsi operasi, harus dipisahkan dari fungsi penerimaan kas, yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai  dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek.
  2. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sah, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman barang untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber pencatatan dalam catatan akuntansi.
  3. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. Untuk menciptakan pengendalian dalam pelaksanaan transaksi, formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.


Penerimaan Kas
  1. Penerimaan kas di otorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas yang di terima pada faktur tersebut. Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “lunas” dan menempelkan pita register kas pada faktur penjualan tunai. Dengan cap “lunas” dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman barang untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
  2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin  ketelitian dan keandala catatan akuntansi. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya penggunaan kas dari penjualan tunai oleh bagian kasa untuk kepentingan pribadi.
  3. Jumlah kas yang di terima dari penjualan di setor seluruhnya dengan segera ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari  kerja berikutnya. Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan informasi dari bank yang tercantum dalam rekening Koran bank (bank statement)
  4. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi penerimaan kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi auditor internal. Penghitungan  kas secara periodic dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir. Dalam penghitungan fisik kas ini dilakukan pencocokan antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain (misalnya bukti kas masuk)
  5. Setiap hari diadakan pembacaan pita register kas oleh fungsi audit  intern dan diadakan pencocokkan antara pita register kas tersebut dengan jumlah kas yang di terima dari penjualan tunai. Penerimaan kas dari penjualan tunai yang dilakukan fungsi penerimaan kas diawasi dengan membaca  pita register kas oleh fungsi audit intern setiap hari kerja. Jumlah kas yang ada ditangan fungsi penerimaan kas pada saat penghitungan seharusnya sama dengan jumla yang tercantum pada pita register kas.
  6. Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi penerimaan kas, secara periodic fungsi audit intern mengadakan rekonsiliasi antara jurnal kas dengan rekening koran yang  diterima  dari bank.


Penyerahan Barang
  1. Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi.
  2. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. Dengan bukti ini, fungsi akuntansi telah memperoleh bukti yang sah untuk mencatat adanya transaksi penjualan tunai dengan mendebit akun kas, dan kos produk yang dijual, serta mengkreditkan akun hasil penjualan dan sediaan barang.


Pencatatan Transaksi
  1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan uang dan barang.
  2. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus didisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang  sah (valid). Dalam siste penjualan tunai, pencatatan mutasi hasil penjualan dan kas harus didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai dokumen sumber dan pita register kas  sebagai dokumen pendukung.
  3. Pencatatan dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut.



Aktivitas Pengendalian Penjualan Kredit

Aktivitas pengendalian dalam prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut:

Penerimaan Order dari Customer
  1. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar customer yang telah disetujui. Penjualan mengandung risiko tidak tertagihnya piutang. Oleh karena itu, kebijakan yang dapat diubah oleh perusahaan untuk mengurangi risiko tersebut adalah hanya dapat melaksanakan transaksi penjualan kredit kepada customer yang namanya telah tercantum dalam dafta customer yang layak untuk diberi kredit. Untuk dapat tercantum dalam daftar tersebut, customer harus memenuhi criteria tertentu (misalnya kemempuan dan keandalan keuangan customer) yang ditetapkan oleh fungsi  pemberi otorisasi kredit.
  2. Penggunaan surat order penjualan yang diotorisasi untuk setiap    penjualan.


Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tngan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan  demikian  fungsi  penjualan  ini bertanggungjawab  atas    perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman barang dalam pemenuhan order yang diterimanya dari customer.

Otorisasi Pemberian Kredit
  1. Fungsi pemberi otorisasi kredit mengecek semua customer baru. Untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi penjualan kredit  harus mendapatkan otorisasi dari fungsi pemberi otorisasi kredit sebelum barang dikirim kepada customer.
  2. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan. Penjualan kredit hanya dapat dilakukan kepada customer yang belum melampaui batas kredit maksimum agar mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang.


Pengiriman Barang
  1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman yang telah diotorisasi. Fungsi pnyimpanan barang hanya dapat melakukan pengeluaran barang jika mendapat perintas dari fungsi penjualan  dalam surat order pengiriman barang yang diotorisasi oleh fungsi penjualan barang tersebut.
  2. Pengecekan barang yang dikirim dengan surat order pengiriman.
    Kecermatan jenis, spesifikasi, kualitas, dan kuantitas barang yang dikirim kepada customer dapat dijamin dengan melakukan kegiatan pengecekan barang yang dikirim dengan informasi mengenai jenis, spesifikasi, kualitas dan kuantitas barng sebagaimna yang tercantum dalam surat order pengiriman.
  3. Pemisahan fungsi pengiriman barang dari fungsi penjualan.
    Pemisahankedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan,fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak- banyaknya, yang mengesampingkan dapat ditagih tidaknya piutang dari trnsaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap staus krdit customer sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan.
  4. Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang. Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman membubuhkan tanda tangan otorisasi dan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.


Penagihan
  1. Setiap faktur penjualan harus dilampiri denga surat order penjulan yang telah diotorisasi dan dokumen pengiriman. Agar menjadi dokumen yang andal, dokumen sumber  ini harus dilampiri dengan dokumen     pendukung:
    • surat order pengiriman yang telah diotorisasi oleh fungsi penjualan   dan
    • dokumen pengiriman (berupa copy surat order pengiriman yang telah dibubuhi cap “sudah dikirim” dan tanda tangan fungsi pengiriman serta  surat muat).
  2. Pencocokan faktur penjualan denga dokumen pengiriman. Untuk menjamin kelengkapan informasi yang dicantumkan dalam faktur penjualan, perlu ada aktivitas pencocokan informasi yang dicantumkan dalam faktur penjualan (sebagai dokumen sumber) dengan informasi yang tercantum dalam copy surat order pengiriman surat muat (bill of lading).
  3. Pertanggungjawaban secara periodik dokumen pengiriman. Untuk  menjamin bahwa semua barang yang telah dikirimkan ke customer telah dibuat penagihan melalui pembuatan dan pengiriman faktur penjualan, secara periodik perlu diadakan pertanggungjawaban dokumen pengiriman dengan mencocokkan jumlah barang yang telah dikirim dengan yang telah dibuatkan faktur penjualannya.
  4. Pengecekan independen pemberian harga dalam faktur penjualan. Untuk menjamin keakuratan jumlah rupiah yang ditagihkan kepada customer, perlu dilakuka pengecekan independen terhadap pemberian harga satuan dalam faktur penjualan.


Pencatatan
  1. Setiap pencatatan harus dilandasi dokemen sunber faktur penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi yang handal harus didukung oleh dokumen sumber yang telah diotorisasi oleh yang berwenang dan dokumen sumber tersebut didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap dan diotorisasi oleh yang berwenang
  2. Pengecekan secara independen posting kedalam buku pembantu piutang dengan   akun   kontrol   piutang   kedalam   buku   besar.   Untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat diakun kontrol piutang dalam buku besar, aktivitas pengendalian mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar.
  3. Pertnggungjawaban semua faktur penjualan secara periodik. Untuk menjamin bahwa semua faktur penjualan yang dibuat selam periode akuntansi tertentu telah dicatat kedalam jurnal penjualan dan  buku pembantu piutang, secara periodik fungsi penagihan harus mempertanggungjawabkan semua faktur penjualan yang dibuat selama periode akuntansi tertentu dan memeriksa apakah semua faktur penjualan tersebut telah dicatat kedalam catatan akuntansi semestinya.
  4. Panduan akun dan review pemberian kode akun. Ketersediaan buku panduan kode akun dan review terhadap pemberian kode akun pada saat pembuatan dokumen sumber menjamin keakuratan posting sehingga asersi penyajian dan pengungkapan menjadi andal.
  5. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur. Secara periodik fungsi pencatat piutang mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.


Daftar Pustaka Makalah Aktivitas Pengendalian Penjualan Kredit 

Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Hall, Singleton. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Salemba Empat, Jakarta.

Romney, Marshall B. dan Paul Jhon Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.Ed. 9. Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Safri. 2001. Teori Akuntansi, Edisi Revisi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Soemarso, 2002. Akuntansi suatu pengantar, Ed. 5. Salemba Empat. Jakarta. 

Pengertian Aktivitas Pengendalian Penjualan Kredit dan Tunai Menurut Definisi Para Ahli Rating: 4.5 Posted By: Rarang Tengah

0 comments:

Post a Comment